L’application du RGPD va demander aux entreprises de faire des investissements relativement importants, parmi lesquels on peut citer l’achat d’un logiciel RGPD. Cet outil va permettre de faciliter la mise en conformité et d’évaluer l’efficacité des mesures correctives mise en place. Mais comment choisir un logiciel RGPD ? Et bien, pour choisir, il faudra se baser sur les fonctionnalités du logiciel et son ergonomie.

L’ergonomie

La première qualité à prendre en compte pour choisir un bon logiciel RGPD est son ergonomie. Il doit être facile d’utilisation et d’apprentissage. L’un des principaux éléments qui permettent d’évaluer l’ergonomie d’un logiciel est son utilisateur. On devrait pouvoir accéder facilement à toutes les fonctionnalités du logiciel à partir de l’interface. Cette évaluation peut se faire sans l’aide d’un expert.

Un bon logiciel RGPD s’accompagne également d’un document décrivant les détails des résultats d’un test utilisateur. Un test utilisateur permet de vérifier le critère d’utilisabilité, de satisfaction et d’utilité. Autre élément qui peut vous informer sur l’efficacité du logiciel RGPD, le focus groupe. C’est le test qui permet de recueillir les avis d’utilisateurs réels. Enfin, l’une des méthodes infaillibles qui permettent d’évaluer avec précision l’ergonomie d’un logiciel RGPD est de faire appel à un expert pour réaliser un audit ergonomique. L’audit ergonomique permet de vérifier si le logiciel respecte bien l’ensemble des critères d’utilisabilité.

Des fonctionnalités complètes

Le second point à vérifier pour bien choisir un logiciel RGPD est la fonctionnalité du logiciel. C’est-à-dire le nombre de choses que vous pourrez faire avec. Un bon logiciel RGPD doit au moins vous permettre de :

  • Tenir facilement un registre des traitements de données à caractère personnel : un bon logiciel permet de gérer plusieurs registres et plusieurs traitements à la fois (registre du ou des Responsable(s) de traitements, registres des sous-traitants, registre des violations de données). Cette faculté vous permet de respecter le principe d’accountability ;
  • Mener une étude d’impact sur la vie privée : un bon logiciel RGPD devrait permettre de mener rapidement et facilement une analyse d’impact sur la vie privée. Il faut rappeler qu’une analyse d’impact doit toujours être faite à partir du moment où le traitement a recours à l’utilisation de données sensibles ou quand le traitement est basé sur un procédé de profilage ou quand le traitement est susceptible d’engendrer d’important risque pour les droits et libertés des personnes ;
  • Mieux gérer les droits des personnes et les violations des données : un logiciel RGPD permet de gérer plus efficacement les demandes de droits d’accès, de rectification, d’opposition ou de portabilité. Il permet également de notifier rapidement d’éventuelles violations de données ;
  • Réaliser un suivi des mesures de sécurité déjà mise en œuvre : la mise en conformité avec le RGPD est en quelque sorte un travail de tâtonnement. On met en place des mesures et on évalue par la suite leur efficacité. Un travail par tâtonnement aussi parce que la technologie évolue de jour en jour : les moyens de piratage sont plus sophistiqués, les données à traiter sont plus nombreuses… Il faut donc s’adapter ;
  • Mieux contrôler les risques juridiques : le logiciel GDPR devrait permettre de contrôler plus facilement les risques juridiques des traitements réalisés. Et dans une large mesure, faciliter la conception de nouvelles mesures correctives (audit des traitements)
  • La solution doit également permettre de tracer toutes les actions de mise en conformité ou d’accountability (responsabilisation) : documentation, suivi des actions de sensibilisation, traces des actions réalisées…