Se mettre en conformité avec le RGPD demandera aux entreprises de changer toutes leurs pratiques en matière de gestion de données. Mais surtout, cela les obligera à utiliser des outils bien spécifiques, dont un logiciel RGPD. À partir de quand l’utilisation d’un logiciel RGPD s’impose ? Quels sont ses utilités, ses avantages ?

Toute entité soumise à nouvelle règlementation sur la protection des données peut utiliser un logiciel RGPD

À partir du moment où votre entreprise est soumise au RGPD, vous pouvez utiliser un logiciel RGPD. Cet outil va vous permettre d’améliorer la gouvernance des données personnelles que vous traitez en plus de nombreux autres avantages :

Une meilleure gestion des registres de traitements

Pour rappel, l’obligation de tenir un registre remplace l’ancienne obligation de notification préalable auprès de la CNIL. Cette nouvelle obligation s’impose au responsable du traitement et à son sous-traitant. Le registre offre une vue d’ensemble de toutes les opérations de traitement réalisées par l’entreprise permettant à cette dernière de mieux contrôler sa conformité.

  • Un outil permet également de sécuriser ces registres de traitements en traçant et historisant les modifications, ajouts, suppression…
  • Les entreprises qui comptent moins de 250 salariés n’ont pas l’obligation de tenir un registre sauf si :
  • Le traitement est non occasionnel ;
  • Le traitement peut engendrer des risques élevés pour les droits et libertés des personnes ;
  • Le traitement a pour objet des données sensibles (données de santé, orientation sexuelle, courant religieux, affinité politique…) ;
  • Le traitement porte sur des données judiciaires (condamnation pénale).

Réalisation d’analyse d’impact et de performance

Le RGPD impose à toute organisation de réaliser une étude d’impact sur la vie privée dans certaines situations. Cette obligation a été mise en place pour anticiper les évolutions technologiques, mais surtout pour limiter les risques pour les droits et libertés des personnes concernées. Plusieurs raisons justifient la réalisation d’une analyse d’impact :

  • La sécurité juridique : une analyse d’impact permet de vérifier le respect des principes imposés par le RGPD tels que la transparence, l’exactitude des données, la limitation de la conservation…
  • Un pas de plus vers la conformité et de la responsabilisation (accountability) : la réalisation d’une étude d’impact s’inscrit également dans une démarche de conformité, plus précisément, une démarche pour le respect des principes de privacy by design et de privacy by default ;
  • Un vecteur de confiance : une analyse d’impact peut dans une certaine mesure renforcer la confiance des clients grâce à l’étude préalable auprès des personnes concernées ;
  • Une démarche pour le développement de l’entreprise : avec le RGPD, le moindre écart peut entrainer des sanctions relativement importantes Une analyse d’impact peut cependant aider à mettre en place des mesures correctives plus efficaces pour limiter les risques juridiques.

Le logiciel RGPD, l’arme du DPO

Le rôle du DPO  est de gérer et de superviser la protection des données au sein d’une entreprise. Il s’assure du respect des normes imposées par le nouveau règlement sur la protection des données. Ses attributions sont très élargies. Et pour mener à bien toutes ses missions, le DPO doit s’aider d’une solution globale de gouvernance du RGPD, en workflow avec son réseau interne (référent, RSSI, RT…).

Grâce à cet outil, il pourra réaliser rapidement un inventaire de tous les traitements réalisés (sur la base de référentiels), effectuer un audit complet, gérer les plaintes demandes et les droits d’accès, rectification des personnes concernéés, notifier les violations de données… Bref, un logiciel RGPD constitue l’outil de travail principal d’un DPO.