Le nouveau règlement sur la protection des données ou RGPD sera pleinement applicable à partir du 25 mai 2018. Pour les entreprises, la mise en conformité avec ce nouveau règlement demandera la réalisation de diverses démarches dont l’utilisation d’un logiciel RGPD. L’utilisation d’un logiciel RGPD s’impose pour plusieurs raisons.

Faciliter la tenue du registre des traitements de données à caractère personnel

Le RGPD oblige les entreprises réalisant des traitements de données de tenir un registre des traitements. Et l’utilisation d’un logiciel RGPD peut les aider à respecter cette obligation. Cette dernière n’est pas vraiment une nouveauté. Elle existait déjà sous l’empire de la loi informatique et libertés : il fallait établir un registre pour les traitements exonérés de déclaration auprès de la CNIL, dans le cadre de la désignation d’un Correspondant Informatique et Libertés ou CIL. Les principaux organismes touchés par cette obligation sont les entreprises et administrations employant plus de 250 employés.

Mais il existe des exceptions. Ainsi, les entreprises de moins de 250 salariés, mais qui réalisent des traitements non occasionnels ou des traitements portant sur des données sensibles ou des traitements présentant de grands risques pour les droits des personnes concernées ou des traitements portant sur des condamnations pénales ou des infractions doivent tenir un registre des traitements.

Une meilleure évaluation de la conformité et responsabilisation (accountability)

Les obligations imposées par le RGPD sont pour la plupart assez contraignantes. Pourtant, il va falloir les respecter pour éviter les sanctions. Et respecter ces nouvelles obligations nécessite l’évaluation régulière des mesures de conformité des traitements miss en place.

Cette évaluation doit être superviser par un professionnel, le DPO. Une solution de gouvernance RGPD permet de relever tous les écarts de conformité avec les obligations du RGPD : catégorisation des données traitées, gestion des accès, gestion des durées de conservation…

Une gestion centralisée des données

Les données traitées par les entreprises sont très importantes. Et cela signifie, plus de risques pour les droits et libertés des personnes. C’est en partie pour limiter ces risques qu’il sera plus pertinent d’utiliser un logiciel RGPD, car ce dernier permet une gestion centralisée des données à traiter.

Grâce à cette solution, on peut avoir une idée assez précise des différents types de données manipulés par l’entreprise et ce pour chaque finalité, des études d’impact sur la vie privée des personnes concernées, les informations sur les personnes qui les manipulent (coordonnées des responsables du traitement, catégorisation des destinataires…), un historique précis des mesures de sécurité mise en place (nécessaire pour une évaluation de performance)…

Implication de tous les acteurs dans le processus de mise en conformité et de protection des données

Enfin, l’utilisation d’un logiciel RGPD permet d’impliquer tous les acteurs du réseau ‘privacy’ (DPO, référents RGPD, RSSI…) dans le processus de mise en conformité et de protection des données personnelles. Cet outil offre une vision synthétique et simplifiée de l’état et de l’efficacité des mesures de conformité.

Il offre également une vision relativement claire des risques liés à chaque traitement. Tout cela va permettre à des acteurs n’ayant pas forcément des connaissances approfondies dans le domaine de la protection des données (notamment les dirigeants) de comprendre les enjeux de la mise en place d’une meilleure protection des données et dans une large mesure de participer à la prise de décision technique, avec l’appui d’un DPO, bien évidemment.